Bescherming of afscherming

Ook is het vanzelfsprekend, het grootste deel van activiteiten binnen een bedrijfsomgeving is het bewerken van informatie. Daarom is het essentieel dat de juiste personen toegang hebben tot informatie om hun kennis en ervaring optimaal in te zetten en daarmee effectief bij te dragen aan het bedrijfsresultaat. De toegang wordt - vaak onbewust - beperkt doordat informatie opgeslagen is in documenten, doordat deze op netwerk directories staat die niet voor iedereen toegankelijk zijn. Daarnaast is de structurering van informatie in directories vaak verschillend tussen groepen of zelfs personen en niet gestandaardiseerd binnen een bedrijfsomgeving. Het toegankelijk maken van informatie via intranet webpaginas via sharepoint of wikis is positief, maar werkt uiteindelijk tegenstrijdig omdat hiermee meer informatie onstaat in extra structuren die mensen zich eigen moet maken. PLM is een onderdeel in de informatie strategie van een bedrijf dat een aantal van deze problemen kan oplossen.

 

De positieve en negatieve punten in het ontsluiten van informatie van een PLM systeem zijn:

PositiefNegatief
  • Alle informatie en documentatie op één plek
  • Splitsing van informatie over en in documenten
  • Zoekmogelijkheden
  • Traceerbaarheid van acties
  • Elke gebruiker heeft in principe toegang
  • Afstemming nodig over één structuur
  • Geen tussen relevante en niet relevante informatie

 

Bij het samenbrengen van alle informatie op één plek en voor alle medewerkers wordt het essentieel om de regels voor toegang vast te leggen en/of expliciet in te brengen in PLM. Bij de regels kan de positieve benadering gekozen worden; wie heeft welke informatie nodig of de negatieve benadering; wie mag welke informatie niet of nooit zien. Daarbij moet bijvoorbeeld ook rekening gehouden worden met IP (Intellectual Property), tijdelijke medewerkers, toeleveranciers, en klanten. Dit klinkt als een grote uitdaging, maar met een aantal basis regels kan snel en makkelijk een fundament gelegd worden.

 

Ten eerste moet een duidelijke organisatie structuur worden afgesproken op basis waarvan toegang kan worden verleend of ontzegd. Het is te adviseren om in ieder geval gebruik te maken van groepen en eventuele rechten daaraan toe te kennen. Een systeem van rechten zal namelijk onderhoudbaar moeten blijven. Het toekennen van rechten per persoon c.q. gebruiker leidt al snel tot een onoverzichtelijke situatie. Ten tweede zullen rechten voor personen in regels moeten worden gedefineerd die later in het PLM systeem moeten worden ingebed. Dit laatste is echter een technische vraag die overgelaten moet worden aan de IT of support afdeling. Een punt van aandacht is dat rechten op informatie een combinatie is van twee zaken; gegevens van de informatie zelf (bv. de eigenaar, status, categorie, etc.) en de persoon die toegang vraagt (groep, rol, etc.).

 

Een aantal standaard regels die opgesteld kunnen worden zijn:

  • Alle vaste medewerkers kunnen alle informatie/documentatie lezen tenzij expliciet beperkt.
  • Wijziging van van informatie/documentatie van die afdeling is alleen toegestaan door medewerkers van de afdeling zelf.
  • Informatie/documentatie voor een bepaalde afdeling is alleen zichtbaar vanaf een bepaalde status (volwassenheid).
  • Suppliers en klanten hebben in principe geen toegang (lezen of schrijven) tot informatie/documentatie tenzij expliciet toegelaten.
  • Suppliers en klanten mogen geen informatie zien over andere suppliers en/of klanten.

 

Bij het opstellen van regels voor toegang is het belangrijk om te bepalen of het om bescherming van gegevens of afscherming gaat. Daarnaast is het ook van belang om een FMEA analyse op de beschikbaarheid van informatie/documentatie los te laten; wat zijn de effecten als de verkeerde persoon toegang krijgt.

 

Data migratie is makkelijk

Of het nu een volledige nieuwe implementatie betreft, de overgang naar een nieuw of de upgrade van een bestaand PLM systeem, data migratie komt bijna altijd om de hoek kijken. Waarom:

  • Omdat er niet zoiets als 'oude' gegevens bestaat...?
  • Omdat het de actuele bedrijfsgegevens zijn, die nodig zijn of het uitgangspunt voor verbetering...?
  • Omdat het een kans tot kwaliteitscorrectie biedt...?
  • Omdat het makkelijk is...?

Lees meer...

Supplier Management in PLM en ERP

Na het lezen van de discussie over het managen van supplier en manufacturer informatie in PLM en/of ERP, greep ik de kans om het basis datamodel zoals ik dat zie en de werkwijzen te documenteren. Punt van aandacht om te beginnen is dat PLM en ERP een verschillende benadering voor het definieren van supplier en/of manufacturer hebben. In de product lifycle definitie fase is het niet strikt noodzakelijk om beide te defineren; het is zelfs mogelijk om alleen een supplier te definieren. Natuurlijk kan het hierbij ook nog voorkomen dat de manufacturer en supplier dezelfde partij zijn. Het basismodel voor PLM ziet er dan als volgt uit.

Lees meer...

Nummerings conventies

Bij elke definitie van een PLM omgeving komt als een van de eerste punten de nummering naar boven.  Zeker als bij de implementatie migratie van bestaande data naar voren komt maar ook bij nieuwe opzet is de neiging groot om intelligentie in de nummering aan te brengen. In een papier gebaseerd informatie management systeem - archief - is intelligentie een noodzaak om gegevens snel en makkelijk terug te vinden. In ons huidige tijdperk met nog steeds toenemende digitalisering van informatie is nummering een bijzaak in het zoeken. Het hoofddoel van de nummering nu is alleen de unieke identificatie.

Lees meer...

Management van informatie in PLM vs ERP

PLM omvat als concept in principe alle informatie verwerking rondom creatie, vespreiding, management en gebruik van product definierende informatie. ERP omvat als concept de informatie verwerking rondom bestelling, voorraadbeheer, assemblage, testen en levering van een product.

Hoewel de focus dus verschillend is - product definierende informatie vs product informatie - is er een grote overlap in gebruik van de informatie tussen de twee systemen. Daartegenover staat dat ERP en PLM verschillend met informatie omgaan. Welke informatie wordt nu in PLM en ERP gemanaged.

Lees meer...

Customization vs. Configuration

Naar aanleiding van een discussie in de LinkedIn PDM Platform groep wilde ik toch een en ander op een rijtje zetten rondom de voortdurende discussie de noodzaak en het kwaad van customization. Bedrijfsomgevingen groeien en processen, procedures en werkwijzen worden ingericht al naar gelang de behoeften van specifieke activiteiten. In de meeste gevallen leidt dit tot lokale oplossingen. Bij aanschaf van een (nieuw) PLM systeem komt vervolgens bijna altijd naar voren dat de werkwijzen van het systeem anders zijn dan die van het bedrijf.

Lees meer...

#Hits:
89549