Ook is het vanzelfsprekend, het grootste deel van activiteiten binnen een bedrijfsomgeving is het bewerken van informatie. Daarom is het essentieel dat de juiste personen toegang hebben tot informatie om hun kennis en ervaring optimaal in te zetten en daarmee effectief bij te dragen aan het bedrijfsresultaat. De toegang wordt - vaak onbewust - beperkt doordat informatie opgeslagen is in documenten, doordat deze op netwerk directories staat die niet voor iedereen toegankelijk zijn. Daarnaast is de structurering van informatie in directories vaak verschillend tussen groepen of zelfs personen en niet gestandaardiseerd binnen een bedrijfsomgeving. Het toegankelijk maken van informatie via intranet webpaginas via sharepoint of wikis is positief, maar werkt uiteindelijk tegenstrijdig omdat hiermee meer informatie onstaat in extra structuren die mensen zich eigen moet maken. PLM is een onderdeel in de informatie strategie van een bedrijf dat een aantal van deze problemen kan oplossen.

De positieve en negatieve punten in het ontsluiten van informatie van een PLM systeem zijn:

Bij het samenbrengen van alle informatie op één plek en voor alle medewerkers wordt het essentieel om de regels voor toegang vast te leggen en/of expliciet in te brengen in PLM. Bij de regels kan de positieve benadering gekozen worden; wie heeft welke informatie nodig of de negatieve benadering; wie mag welke informatie niet of nooit zien. Daarbij moet bijvoorbeeld ook rekening gehouden worden met IP (Intellectual Property), tijdelijke medewerkers, toeleveranciers, en klanten. Dit klinkt als een grote uitdaging, maar met een aantal basis regels kan snel en makkelijk een fundament gelegd worden.

Ten eerste moet een duidelijke organisatie structuur worden afgesproken op basis waarvan toegang kan worden verleend of ontzegd. Het is te adviseren om in ieder geval gebruik te maken van groepen en eventuele rechten daaraan toe te kennen. Een systeem van rechten zal namelijk onderhoudbaar moeten blijven. Het toekennen van rechten per persoon c.q. gebruiker leidt al snel tot een onoverzichtelijke situatie. Ten tweede zullen rechten voor personen in regels moeten worden gedefineerd die later in het PLM systeem moeten worden ingebed. Dit laatste is echter een technische vraag die overgelaten moet worden aan de IT of support afdeling. Een punt van aandacht is dat rechten op informatie een combinatie is van twee zaken; gegevens van de informatie zelf (bv. de eigenaar, status, categorie, etc.) en de persoon die toegang vraagt (groep, rol, etc.).

Een aantal standaard regels die opgesteld kunnen worden zijn:

• Alle vaste medewerkers kunnen alle informatie/documentatie lezen tenzij expliciet beperkt.
• Wijziging van van informatie/documentatie van die afdeling is alleen toegestaan door medewerkers van de afdeling zelf.
• Informatie/documentatie voor een bepaalde afdeling is alleen zichtbaar vanaf een bepaalde status (volwassenheid).
• Suppliers en klanten hebben in principe geen toegang (lezen of schrijven) tot informatie/documentatie tenzij expliciet toegelaten.
• Suppliers en klanten mogen geen informatie zien over andere suppliers en/of klanten.

Bij het opstellen van regels voor toegang is het belangrijk om te bepalen of het om bescherming van gegevens of afscherming gaat. Daarnaast is het ook van belang om een FMEA analyse op de beschikbaarheid van informatie/documentatie los te laten; wat zijn de effecten als de verkeerde persoon toegang krijgt.