Bij elke definitie van een PLM omgeving komt als een van de eerste punten de nummering naar boven. Zeker als bij de implementatie migratie van bestaande data naar voren komt maar ook bij nieuwe opzet is de neiging groot om intelligentie in de nummering aan te brengen. In een papier gebaseerd informatie management systeem - archief - is intelligentie een noodzaak om gegevens snel en makkelijk terug te vinden. In ons huidige tijdperk met nog steeds toenemende digitalisering van informatie is nummering een bijzaak in het zoeken. Het hoofddoel van de nummering nu is alleen de unieke identificatie.

Een van de grote valkuilen van intelligente nummering is deze te verwarren met een classificatie systeem. Classificatie is het indelen van basis van overeenkomsten en eigenschappen. Hierbij kan een informatie deel zonder problemen onderdeel zijn van meerdere classificatie groepen. Als er toch voor wordt gekozen om een - deel van - classificatie in de nummering op te nemen dan is de eis dat een informatie deel slecht onderdeel kan zijn van één classificatie groep. Zoniet, dan wordt de intelligentie teniet gedaan vanwege het 'hergebruik' van foute nummers in andere groepen.

Een tweede nadeel van intelligente nummering is het uittrekken van nieuwe nummers en onderhoud van het systeem. Bij het uitrekken van een nieuw nummer moet de gebruiker de juiste keuzes maken. Controle van de keuze moet expliciet in de procedure voor bijvoorbeeld vrijgave worden opgenomen. Onderhoud van het systeem is nodig omdat continue uitbreiding of aanpassing aan de actuele bedrijfssituatie nodig is.

Niet intellingente nummer is geen zegening, maar is wel eenvoudiger te implementeren, te onderhouden en gebruiken. Een groot nadeel van niet intelligente nummers is de slechte herkenbaarheid. Er is een goede zoekmachine en een goed opgebouwd zoekresultaat nodig om de juiste parts te kunnen vinden. Van een willekeurige gebruiker mag worden aangenomen dat deze nooit precies weet wat hij zoekt. Dit is een menselijke eigenschap van zoeken, waarbij herkenning een grote rol speelt. Zoeken en vinden is daarom de juiste balans tussen bekende informatie en weergave van resultaten.